Alteração de projeto na hora do Habite-se? Instalações desenvolvendo projetos em versão desatualizada da arquitetura ou estrutura? Quantitativos de material recebido incoerentes com práticas de compra da construtora? Se a sua resposta foi sim para alguma dessas perguntas você pode estar tendo problemas no fluxo de comunicação com seus fornecedores.
Quando tratamos de fornecedores na etapa de desenvolvimento de projetos até liberação para obra, estamos falando principalmente de projetistas, equipes de coordenação, compatibilização e de orçamento e planejamento. São esses os principais stakeholders externos à construtora envolvidos desde o desenvolvimento inicial do produto, estudo de viabilidade e entrega de material para uso na execução do empreendimento.
Grande parte das decisões sobre os rumos futuros do empreendimento precisa circular entre essas equipes e construtora e é aí que o problema começa. Por se tratar de um grande volume de decisões e informações, os dados precisam ser meticulosamente controlados para evitar que tudo se resuma a um grupo de WhatsApp e um histórico infinito de e-mails e wetransfer sem rastreabilidade e registro de decisões.
Aqui na Otus Engenharia adotamos estratégias junto aos nossos clientes para garantir não só que a informação esteja centralizada, mas também que todos possam participar dos processos decisórios, trazendo soluções mais otimizadas para o empreendimento, uma vez que alternativas discutidas por equipes multidisciplinares tendem a alcançar resultados superiores às decididas entre construtora e disciplinas isoladas.
Costumamos dividir três pontos-chave para garantir que a informação seja entregue a todos no momento e forma correta. São elas: definições iniciais claras, comunicação durante o desenvolvimento e entregas centralizadas.
Definições iniciais claras
No artigo “Quais Informações necessárias no modelo BIM?” citamos rapidamente os pontos primordiais para iniciarmos um projeto e explicamos mais a fundo sobre o que o modelo deve conter de informação, de acordo com os objetivos de uso da informação, como por exemplo compatibilização e orçamento.
Todas essas decisões farão com que os envolvidos sejam capazes de entender ainda na primeira fase de concepção todas as etapas, entregáveis, prazos, estratégias de coordenação e o formato de comunicação ao longo do desenvolvimento do projeto.
Como boa prática, sempre realizamos uma Reunião de Start com os fornecedores envolvidos no processo de Coordenação de Projetos que realizamos nas construtoras. Nessa reunião apresentamos todos os documentos que guiarão o projeto e que deverão ser seguidos para o sucesso dos objetivos esperados pelo cliente.
Quando as definições iniciais não são muito claras, começam a surgir problemas lá na frente. O mais comum são projetos que não condizem com a realidade da obra devido ao fato de não serem apresentados ao projetista os padrões construtivos da empresa ou de ninguém verificar se o padrão fornecido foi realmente seguido. Como resultado, a execução distingue tanto do projeto que é necessário uma reprovação pré habite-se.
Além de todos os documentos citados no artigo anterior, iniciamos o projeto com nossa estrutura interna de atividades na ferramenta Clickup, sendo esta a que mais se adaptou à realidade da Otus até o momento. O ponto-chave da ferramenta se trata da possibilidade de acompanhar as tarefas, seu status, responsáveis, prazo e tempo total levado para conclusão das atividades. Esse controle permite que o coordenador do projeto tenha plena noção dos possíveis gargalos. Fica claro aqui que não basta comunicar bem com os fornecedores, é importante ter um controle interno que permita à construtora ou sua equipe terceirizada de coordenação controlarem e guiarem o desenvolvimento dos demais.
Comunicação durante o desenvolvimento
Depois de definidas as informações iniciais e apresentadas aos fornecedores, partimos para o desenvolvimento do projeto. Neste momento, as ferramentas de colaboração são cruciais e vão fazer toda a diferença para o registro das decisões.
Atualmente existem diversas plataformas colaborativas que possibilitam comunicação simples entre os fornecedores, garantindo classificação de responsáveis, prazos, e locais do projeto a que se deve atentar. O BCF (BIM Collaboration Format – Formato de Colaboração BIM, em português) é um formato desenvolvido em 2009 e mantido pela buildingSMART International. Trata-se de um formato de arquivo aberto, baseado em XML, que permite adicionar comentários a um modelo BIM. Grande parte das plataformas de comunicação se baseiam no formato BCF, como por exemplo o BIMCollab, UsBIM e o BIMTrack.
Na Otus, além de utilizarmos ferramentas com formato BCF, também utilizamos a plataforma nacional Construflow que, apesar de não atrelar os comentários ao modelo BIM, se trata de um ambiente simples e fluido para troca de mensagem e decisões entre os envolvidos no projeto.
É neste local que depositamos desde atas de reuniões, dúvidas de projetos, ajustes necessários em disciplinas e novas premissas adotadas pela construtora, por exemplo. O fato de a plataforma ser acessada por todos os envolvidos permite que a informação seja distribuída a todos ao mesmo tempo e evita que ela não chegue até algum envolvido.
Entregas centralizadas
Definir os entregáveis, processo de desenvolvimento e comunicação de decisões ao longo do projeto trará grandes benefícios para a sua construtora, mas nada disso será realmente útil se não houver um local para centralização de todos os documentos referentes ao projeto e de acesso compartilhado entre os membros.
Quantas vezes já ouvimos de nossos clientes que a obra estava sendo executada com pranchas desatualizadas e quando perceberam já era tarde demais e o retrabalho era inevitável? Isso não acontece só na hora da execução dos serviços, mas também é muito comum que projetos sejam desenvolvidos com versões anteriores de outras disciplinas, pois os dados não são repassados rotineiramente aos demais.
Na literatura, utiliza-se o termo CDE (Common Data Environment – Ambiente Comum de Dados, em português) para designar os locais em que serão disponibilizados os arquivos atualizados para desenvolvimento de projeto e uso em obra.
É necessário estar atento ao fato de que o CDE deve vir acompanhado de uma estratégia de postagem de arquivos, permissões de edição e nomenclatura padrão para que a informação fique clara e de fácil acesso.
Na Otus, o CDE é definido na primeira fase do projeto e enviamos não só o acesso aos participantes, como também um tutorial de como usá-lo, porque sabemos que se trata de algo novo para uma parcela do mercado.
E os meus fornecedores de materiais e serviços?
Depois de ler tudo isso você pode estar se perguntando sobre os demais fornecedores de sua obra e como o gerenciamento de projetos em BIM pode auxiliar na gestão e contratação dos mesmos.
No fim das contas tudo depende dos objetivos iniciais do seu modelo e de como a informação foi criada, os dados extraídos da construção virtual podem lhe auxiliar a barganhar preço de materiais, uma vez que será possível fazer compras em grandes lotes através das quantidades de materiais assertivas e de acordo com o DNA da construtora (padrão construtivo). Já com relação aos prestadores de serviço, o BIM tem auxiliado os nossos clientes na definição do formato de medição dos serviços, e também no confronto entre o proposto pelo subcontratado e o modelo BIM. Muitas vezes as construtoras têm perguntado aos prestadores de serviço o que precisa ser entregue para a execução quando na verdade é papel delas ter noção das quantidades de insumos e fornecer aos seus contratados.
Além dessas existem diversas outras possibilidades de como o BIM pode facilitar a comunicação com seus fornecedores. Ficou interessado em saber mais sobre? Entre em contato!
